Technique : Comment communiquer efficacement avec ses collaborateurs ?

A tous les niveaux dans notre cher pays, on aspire à des changements. On souhaite une ville ou une commune propre, on espère des infrastructures améliorant notre quotidien, on aspire à des services publics efficaces.  Hélas, les réalités nous montrent des reculs dans presque tous les domaines. On constate des baisses de niveau que ce soit dans l’éducation ou les infrastructures. Les leaders et les élites sont responsables de cette situation. Ils ont du mal à conduire la barque.

Un des traits caractéristiques des leaders est l’ego surdimensionné. C’est peut être compréhensible quand on est le borgne au milieu des aveugles. Avec cette même métaphore, on remarque également une forte propension à la rétention d’information et à la désinformation par le leader pour conserver un soi-disant pouvoir ou contrôle. Comme on le dit, celui qui a l’information a le pouvoir. Ceci est peut-être vrai, mais il faut savoir quelles informations et pourquoi.

La communication est un élément essentiel dans la gestion de changement. Pour donner des idées au leader, nous présentons ci-dessous les manières et  recommandations pour mieux communiquer aux collaborateurs. Une décision que le leader doit prendre concerne ce qui doit être communiqué dans les réunions de groupe et ce qui doit être communiqué dans les entretiens en tête-à-tête avec les collaborateurs. Quels sont les avantages de chaque approche ?

Communiquer en groupe assure que chaque personne est présente et qu’elle reçoit les mêmes informations au même moment. La communication de groupe permet aussi d’interagir les uns avec les autres sur les changements et peut aider les gens à développer un sens de l’équipe, en particulier dans un climat d’adversité.

La communication de groupe a aussi quelques inconvénients. Dans de nombreuses organisations, il y aura des gens qui ne se sentent pas à l’aise pour parler dans un contexte de groupe. Plus les effets du changement sont personnels, plus les personnes sont susceptibles de se retirer du processus communication de groupe. Un deuxième danger de la communication de groupe est qu’une ou deux voix particulièrement contestataires peuvent donner le ton pour le groupe entier et favoriser la discussion stérile. Bien que l’expression de préoccupations au sujet du changement soit nécessaire, le contestataire peut rendre ce processus destructeur. Pour cette raison, le groupe de communication doit être géré avec compétence et expérience. Parfois, un facilitateur externe est nécessaire. Enfin, il y a certaines questions qui ne peuvent être traitées au sein d’un groupe.

Par exemple, dans cas de la réduction des effectifs, il n’est pas opportun d’annoncer à un groupe que Rakoto et Rasoa sont en train de perdre leur emploi. Lorsque les changements sont de nature à créer un haut degré de stress pour des individus, ils doivent être abordés en privé.

Communiquer en tête-à-tête présente l’avantage de respecter la vie privée. Lorsque de mauvaises nouvelles sont annoncées, les personnes sont moins poussées à retenir leurs réactions. La communication en tête-à-tête permet aussi d’explorer en profondeur les sentiments, les idées et les réactions des personnes au changement.

Un inconvénient à l’utilisation de l’entretien individuel est qu’il peut désolidariser l’équipe. Il est également possible que vous envoyez des messages légèrement différents au personnel.

La plupart des situations exigent à la fois l’entretien de groupe et l’entretien individuel. Ils sont complémentaires. Utiliser seulement l’un ou l’autre va générer des problèmes.

Voici quelques lignes directrices.

Utilisez les communications de groupe si :

• Vous devez vous assurer que tout le monde connaît situation en même temps.

• Vous voulez encourager des discussions de groupe pour générer des idées et des processus de résolution des problèmes.

• Vous cherchez à accroître l’esprit d’équipe.

• Vous souhaitez préparer le terrain pour des rencontres individuelles. Par exemple, dans une situation de mise à pied, vous pouvez appeler une courte réunion du groupe pour annoncer les licenciements en général, puis immédiatement s’entretenir individuellement avec chaque membre du personnel pour l’informer de son statut.

Utilisez des rencontres individuelles si :

• Les changements sont de nature à causer des réactions émotionnelles fortes et qu’il vaut mieux les traiter en privé.

• Vous voulez vous assurez que les personnes timides ont une chance de s’exprimer.

• Les modifications comportent des éléments qui devraient rester confidentiels.

• Vous avez besoin d’un examen détaillé sur le changement avec des personnes bien déterminées.

Nous espérons que cet article puisé sur la base des résultats des recherches en dynamique de groupe et de gestion de changement pourra aider les leaders afin de réaliser leurs missions respectives. Ces techniques sont très importantes pour mener l’équipe vers l’objectif commun.